Výtah ze
S M Ě R N I C E K V E D E N Í S P I S O V É S L U Ž B Y, S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D.
3. Příjem dokumentů
3.1. Dokumenty se přijímají v podatelně organizace. Jako podatelna slouží kancelář účetního organizace. Pokud dokument přijme jiná část organizace, zajistí jeho předání k provedení úkonů potřebných k zaevidování do podatelny. Záznam o telefonickém podání a podání učiněná ústně či jinou formou (např. e-mailem) musí být bezodkladně předána podatelně k provedení úkonů zajišťujících evidenci dokumentů organizace. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena.
3.2. Pověřený zaměstnanec s přístupovými údaji do datové schránky organizace kontroluje obsah datové schránky během pracovního dne. Pokud zjistí, že datová schránka obsahuje dodaný dokument v digitální podobě, neprodleně ho příjme.
3.3. Podatelna potvrzuje příjem poštovních zásilek dle ustanovení poštovního řádu.
3.4. Podatelna je na adrese: Družstevní 970, 572 01 Polička.
3.5. Úřední hodiny podatelny jsou: 7:00 – 15:30.
3.6. Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem organizace, se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud zaměstnanec po otevření dopisu zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně.
3.7. Materiály, které se neevidují (reklamní letáky a brožury, pozvánky a rozmnožené tiskoviny), resp. se přijímají zvlášť (např. faktury evidované v účetnictví).
3.8. U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda:
3.8.1. datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení,
3.8.2. je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem,
3.8.3. datová zpráva a dokument v ní obsažený neobsahuje škodlivý kód.
3.8.4. Digitální dokumenty se přijímají v zákonných výstupních formátech:
3.8.4.1. PDF/A – Portable Dokument Format/Archive
3.8.4.2. RTF – Rich Text Format
3.8.4.3. HTML – Hyper Text Markup Language
3.8.4.4. PDF – Portable Document Format (Adobe Acrobat File)
3.8.4.5. TXT – prostý text
3.8.4.6. DOC, DOCX – dokument aplikace MS WORD od verze 6.0
3.8.4.7. XLS, XLSX – sešit aplikace MS EXCEL od verze 6.0
3.8.4.8. PNG – datový formát Portable Network Graphics
3.8.4.9. JPG – datový formát Joint Photographie Experts Group Fil Interchange Format
3.8.5. V podatelně lze přijmout digitální dokument na následujících nosičích:
3.8.5.1. Flashdisk
3.8.5.2. DVD
3.8.5.3. CD-Rom
3.10. Je-li dokument v digitální podobě doručen do e-mailové schránky na skupinovou adresu nebo na adresu zaměstnance organizace a má-li úřední charakter, neprodleně se odešle včetně všech jeho součástí, kterými mohou být přílohy, elektronický podpis, pokud je jím dokument podepsán, a certifikátem, je-li k dokumentu přiložen, pověřenému pracovníkovi organizace. …
3.17. Pokud je škodlivý kód zjištěn, je dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo který obsahuje věcnou informaci, která může být bezpečně využita ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu, a organizace ho může bezpečně uložit, uložen do zvláštního úložiště. Ostatní dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, se neukládají, ale ničí. Tyto dokumenty v digitální podobě se považují za nedoručené. …..